Kallelse till Årsstämma 2021 i NeoDynamics AB (publ)

Aktieägarna i NeoDynamics AB (publ), org. nr 5590149117, (”Bolaget”) kallas härmed till ordinarie bolagsstämma (årsstämma) onsdagen den 26 maj 2021.

Med anledning av coronapandemin har styrelsen beslutat att årsstämman genomförs utan fysisk närvaro av aktieägare, ombud och utomstående, och att aktieägare ska ha möjlighet att utöva sin rösträtt endast genom poströstning. Information om beslut på stämman kommer att offentliggöras den 26 maj 2021, efter att utfallet av poströstningen är slutligt sammanställt.

Deltagande vid stämman

Aktieägare som önskar delta i stämman genom poströstning ska:

• dels vara upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB framställda aktieboken avseende förhållandena tisdagen den 18 maj 2021,
• dels anmäla sitt deltagande genom att avge sin poströst enligt anvisningarna under avsnittet ”Poströstning” nedan i sådan tid att poströsten är bolaget tillhanda senast tisdagen den 25 maj 2021. Anmälan till stämman kan endast göras genom poströstning.

Förvaltarregistrerade aktier

För att ha rätt att delta i stämman måste en aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, förutom att anmäla sig till stämman genom att avge sin poströst, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i framställningen av aktieboken per avstämningsdagen tisdagen den 18 maj 2021 (s k rösträttsregistrering). Sådan registrering kan vara tillfällig och begärs hos förvaltaren, enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistreringar som gjorts av förvaltaren senast torsdagen den 20 maj 2021 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

Poströstning

Aktieägare får utöva sin rösträtt vid årsstämman endast genom att rösta på förhand, s k poströstning, enligt 22 § lagen (2020:198) om tillfälliga undantag för att underlätta genomförandet av bolags- och föreningsstämmor. För poströstningen ska ett särskilt formulär användas. Poströstningsformuläret finns tillgängligt på www.neodynamics.com. Poströstningsformuläret gäller som anmälan till stämman.

Ifyllt och undertecknat poströstningsformulär ska skickas med post till NeoDynamics AB, Att: Årsstämman, Lejonvägen 14, 181 32 Lidingö eller med e-post till info@neodynamics.com. Ifyllt och undertecknat poströstningsformulär ska vara bolaget tillhanda senast 25 maj 2021. Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är hela poströsten ogiltig. Ytterligare anvisningar och villkor framgår av poströstningsformuläret.

Om aktieägare poströstar genom ombud ska en skriftlig och daterad fullmakt undertecknad av aktieägaren, samt eventuella övriga behörighetshandlingar, biläggas poströstningsformuläret. Ett fullmaktsformulär finns tillgängligt på Bolagets webbplats (www.neodynamics.com).

Ärenden och förslag till dagordning

1. Val av ordförande vid stämman
2. Upprättande och godkännande av röstlängd
3. Godkännande av dagordning
4. Val av en eller två justeringsmän
5. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
6. Framläggande av årsredovisningen och revisionsberättelsen
7. Beslut om:
      a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen,
      b) dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen, samt
      c) ansvarsfrihet åt styrelsens ledamöter och verkställande direktör
8. Bestämmande av antalet styrelseledamöter, styrelsesuppleanter samt av antalet revisorer och revisorssuppleanter
9. Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisorerna
10. Val av styrelse och eventuella styrelsesuppleanter samt revisorer och/eller revisionsbolag och eventuella revisorssuppleanter
11. Beslut om ändring av bolagsordningen
12. Antagande av policy för utseende av och instruktion för valberedningen

BESLUTSFÖRSLAG

Punkt 1 - Val av ordförande vid stämman

Valberedningen föreslår att Ingrid Salén utses till stämmans ordförande, eller vid hennes förhinder, den som valberedningen i stället anvisar.

Punkt 2 - Upprättande och godkännande av röstlängd

Den röstlängd som föreslås godkännas är den röstlängd som upprättats baserat på bolagsstämmoaktieboken och inkomna poströster, kontrollerad av justeringsmannen/-männen.

Punkt 4 - Val av en eller två justeringsmän

Styrelsen föreslår val av en justeringsman, nämligen att Björn Petersson utses att jämte ordföranden justera protokollet, eller vid förhinder för honom, den som styrelsen i stället anvisar. Justeringsmannens uppdrag innefattar även att kontrollera röstlängden och att inkomna poströster blir rätt återgivna i stämmoprotokollet

Punkt 7b – Beslut om resultatdisposition

Styrelsen föreslår att ingen utdelning lämnas för räkenskapsåret 2020 och att resultatet balanseras i ny räkning.

Punkt 8 - Beslut om antalet styrelseledamöter och revisorer samt suppleanter

Styrelsen har bestått av sex ordinarie ledamöter utan suppleanter. Bolaget har haft en revisor utan revisorssuppleant.

Valberedningen föreslår att:

• antalet styrelseledamöter fortsatt ska vara sex utan styrelsesuppleanter, och
• en revisor ska utses utan revisorssuppleanter.

Punkt 9 - Fastställande av arvoden åt styrelseledamöterna och revisorn

Valberedningen föreslår följande arvoden till styrelsen och revisor:

• 200 000 kronor till styrelsens ordförande (höjning med 50 000),
• 125 000 kronor till var och en av övriga ledamöter (höjning med 50 000), och
• revisorsarvode ska utgå enligt godkänd räkning.

Punkt 10 - Val av styrelse och revisor

Valberedningen föreslår:

• Omval av styrelseledamöterna Carina Bolin, Claes Pettersson, Ingrid Salén, Jie Bao och Xiao-Jun Xu, samt
• Nyval av Matthew E. Colpoys, Jr.

Styrelseledamoten Ulf Boberg har undanbett sig omval.

Valberedningen föreslår vidare att Ingrid Salén omväljs som styrelsens ordförande samt omval av Margareta Kleberg, auktoriserad revisor vid revisionsbolaget BDO, till revisor för perioden till slutet av årsstämman 2021.

Punkten 11 – Beslut om ändring av bolagsordningen

Enligt 7 kap. 4 § och 4 a § aktiebolagslagen (2005:551) får styrelsen samla in fullmakter och besluta om att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt per post inför en bolagsstämma om det anges i bolagsordningen. Styrelsen föreslår därför att en ny paragraf 13 införs i bolagsordningen, för att möjliggöra att styrelsen får samla in fullmakter och tillåta poströstning inför bolagsstämma (även efter den tillfälliga lag som ger motsvarande möjligheter under coronapandemin).

§ 13 Insamling av fullmakter och poströstning

Föreslagen lydelse

”Styrelsen får samla in fullmakter enligt det förfarande som anges i 7 kap. 4 § 2 stycket aktiebolagslagen (2005:551). Styrelsen får inför bolagsstämma besluta att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt per post före bolagsstämman enligt vad som anges i 7 kap. 4 a § aktiebolagslagen (2005:551). Poströstning ska om styrelsen så beslutar kunna ske med elektroniska medel.”

För beslut i enlighet med detta förslag krävs biträde av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är företrädda på stämman.

Punkten 12 – Antagande av policy för utseende av och instruktion för valberedningen

Inför denna samt tidigare årsstämmor har styrelsens ordförande sammankallat en informellt sammansatt valberedning bestående av representanter för de största aktieägarna i Bolaget. Styrelsen föreslår att utseende av valberedning och dess arbete formaliseras genom antagande av en policy och instruktion, enligt vilken valberedningen inför årsstämma ska utgöras av representanter för de tre röstmässigt största ägarregistrerade aktieägarna i Bolaget den 30 september varje år samt styrelsens ordförande. Denne ska även vara sammankallande för valberedningen till dess första sammanträde. Om någon av de tre röstmässigt största ägarregistrerade aktieägarna i Bolaget inte utövar rätten att utse en ledamot övergår rätten att utse sådan ledamot till den till röstetalet närmast följande största ägarregistrerade aktieägare som inte redan har rätt att utse en ledamot av valberedningen. I uppdraget ingår bland annat att lämna förslag till:

 · antal bolagsstämmovalda ledamöter i styrelsen,

· bolagsstämmovalda ledamöter i styrelsen,

· arvode till styrelsen, med uppdelning mellan ordförande och övriga ledamöter i styrelsen samt eventuell ersättning för utskottsarbete,

· val av och arvode till revisor,

· ordförande vid årsstämman

· eventuella förändringar i instruktioner för valberedningen.

Behandling av personuppgifter

För information om Bolagets behandling av personuppgifter se Bolagets webbplats (www.neodynamics.com/privacypolicy)

Handlingar

Årsredovisningen med revisionsberättelse samt styrelsens och valberedningens fullständiga förslag framläggs genom att de hålls tillgängliga hos bolaget på Lejonvägen 14, 181 32 Lidingö och på Bolagets hemsida www.neodynamics.com senast från och med onsdagen den 5 maj 2021. Handlingarna kommer även skickas till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Bolagsstämmoaktieboken kommer att hållas tillgänglig hos Bolaget på Lejonvägen 14, 181 32 Lidingö.

Aktieägares rätt att få upplysningar

Styrelsen och verkställande direktören ska, om någon aktieägare begär det och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, lämna upplysningar om förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation och bolagets förhållande till annat koncernföretag.

Begäran om sådana upplysningar ska lämnas skriftligen till NeoDynamics AB, Att: Årsstämman, Lejonvägen 14, 181 32 Lidingö eller via e-post till info@neodynamics.com. Frågorna ska vara bolaget tillhanda senast den 16 maj 2021. Upplysningarna kommer att hållas tillgängliga på www.neodynamics.com och hos Bolaget på adress Lejonvägen 14, Lidingö senast den 21 maj 2021.  Upplysningarna skickas också till de aktieägare som begär det och uppger sin adress.

Lidingö i april 2021

NeoDynamics AB (publ)

Styrelsen